持续软件合规性

理解您的软件许可位置并维护持续软件合规性

出于两个原因,管理高价值软件资产可能很困难 - 越来越高的软件许可协议复杂性和软件许可管理最佳实践的缺乏。专家告诉我们,大中型政府机构管理着至多 70 个软件许可合同,这需要在一年的各种时刻重新谈判和续订。当软件许可涉及到具有企业、事务、处理器、并发用户或命名用户约束的多用户软件时,管理的难度就会上升。

什么是软件许可合规性,合规是什么意思?它是否是:

  1. 知道您安装了哪些软件?
  2. 知道您购买了哪些软件许可?
  3. 知道您的安装没有超出您的许可购买?
  4. 知道正在使用哪些软件?
  5. 知道您的软件许可使用权和限制的细节?
  6. 维护合规性,同时显著减少总体软件成本?
  7. 所有上述均是?

当然,答案不仅仅包含所有上述陈述。许多组织可能认为他们是合规的,但在软件供应商执行软件审计之前无法确切知道。考虑到潜在的罚金、未预算的许可“校准”开支,以及失败的审计导致的政府机构的尴尬局面,这是所见到的最糟的时刻。因为 IT 经理缺乏实际软件使用的可视性,所以他们时常高估或低估软件需求来平衡成本控制和最终用户生产力。这些错误可能对预算带来重大影响,消耗本可用于现代化部门或机构,加强跨机构协作和透明性,或者执行大量其他重要的政府优先事项的资金。

识别正确的软件许可合规性解决方案

如果您像许多政府 IT 经理一样,您可能依靠您拥有的本地使用信息来制定软件购买和续订决策。您可能手动“猜测”软件许可和项目的未来需求。尽管此方法可满足某种用途,但在真实世界中,它缺少如今关注成本的政府机构应做的操作。没有软件许可操作和实际使用数据的全局视图,您可能会错误计算软件许可需求和/或违规的风险。

您可以依靠软件资产管理系统来提供答案。不幸的是,典型的软件资产管理系统不是为处理来自 MicrosoftSymantec 等企业的桌面应用程序,OracleSAP 等高价值应用程序,以及工程应用程序的软件许可管理复杂性而构建的。理想的解决方案支持您维护持续的软件许可合规性,始终为任何供应商软件审计做好准备。它应能够帮助执行软件资产识别,帮助您理解已购买与已安装的软件,为您提供供应商软件许可位置确定性,以及调节使用和软件许可授权数据。

软件许可管理的最佳实践包含 5 个基本步骤

  1. 集中化所有许可操作
    通过集中化您的许可操作,IT 经理和管理员可得到单一的控制台视图,允许他们跨整个部门或机构管理和维护许可和服务器
  2. 利用准确的使用统计信息
    您将希望拥有尽可能准确地使用数据。因此,经理应避免使用基本的软件许可管理方法。如果数据与软件供应商的许可管理结果匹配,很少有人会争议数据的准确性和完备性
  3. 分析使用报告
    通过按项目或用户组划分和分析使用数据,经理可获得其组织的实际软件使用的细粒度洞察
  4. 自动化许可操作
    举例而言,自动化到付可使 IT 部门能够建立包含优先化的资源分配的共享许可池,使具有高优先级需求的用户可“保留”固定数量的共享许可,确保软件可用性
  5. 选择正确的软件许可管理工具
    没有有效的工具,管理软件资产几乎是不可能的。使用正确的工具不仅使管理软件更容易,它还会减少管理员的负担和提高最终用户满意度

软件许可合规性和软件许可管理的问题很多,但使用一个提供了下一代软件资产管理功能的综合型软件许可优化解决方案,回报可能远远高于前瞻性解决问题的成本。只有 富莱睿(Flexera)软件公司 提供了这样的解决方案,它提供了您为供应商软件审计做好全面准备所需的功能,还显著减少了您的软件和资产管理成本。